FAQ Crew Chief
Q1: Bagaimana cara operasional penjadwalan team dokumentasi dilakukan setiap bulan?
Answer:
- PIC Dokumentasi akan mulai membuat jadwal keseluruhan dari seluruh team yang ada di masing-masing Gereja Lokal di H-10 sebelum akhir bulan (sekitar tanggal 20-21 setiap bulan)
- Kemudian CC mengisi jadwal keseluruhan dengan nama-nama pelayan dari teamnya masing-masing
- Setelah mengisi jadwal keseluruhan, CC akan memasukkan jadwal masing-masing team ke template khusus untuk diinfokan ke grup masing-masing
- Jadwal pelayanan ini harus selesai maksimal 1 minggu sebelum pergantian bulan supaya tidak terlalu mendadak diinfokan ke seluruh pelayan dokumentasi
Q2: Kapan Crew Chief harus me-remind jadwal teamnya yang akan pelayanan dan apa saja hal yang harus di-remind oleh Crew Chief?
Answer:
- CC bisa me-remind setiap H-1 sebelum jadwal pelayanan di grup whatsapp masing-masing teamnya. Melakukan remind jangan terlalu jauh dari jadwal pelayanan atau terlalu mendadak karena pelayan yang di remind sebagian besar akan lupa
- Untuk case khusus, jika ada pelayan-pelayan yang suka tidak baca grup atau kurang responsif di grup bisa di-remind juga melalui personal chat
- ***Hal yang harus di-remind oleh CC:
- Jadwal Pelayanan
- SOP penting atau bisa share handbook dokumentasi
- Share RD dan BG (optional untuk ibadah reguler & WAJIB untuk ibadah special service)
- Absensi di aplikasi GMS dan fillout form***
Q3: Apakah Crew Chief harus melakukan evaluasi dari teamnya masing-masing? Kapan Crew Chief harus mengevaluasi teamnya? Bagaimana tips dalam memberikan evaluasi team?
Answer:
- Untuk meningkatkan kualitas dari hasil foto dan video candid pelayan yang bertugas, Crew Chief diharuskan untuk mengevaluasi hasil foto dan video candid dari teamnya masing-masing minimal setiap 1 bulan 1 kali untuk evaluasi ibadah reguler dan evaluasi wajib di setiap ibadah special service (mengisi form eval yang sudah dibuat oleh PIC Dokumentasi dan menginfokan hasil eval kepada pelayan yang bertugas di team masing-masing)
- Evaluasi diutamakan untuk pelayan-pelayan yang masih kurang secara kualitas foto dan video candid. Untuk pelayan-pelayan yang sudah baik secara kualitas tetap dicek hasil foto dan video candidnya untuk melihat progressnya, tetapi tidak perlu di eval, cukup diberikan apresiasi saja
Q4: Apakah Crew Chief harus menjadi PIC Ibadah Special Service?
Answer:
CC disarankan untuk menjadi PIC Ibadah Special Service minimal 1 bulan 1 kali (jika ada ibadah Special Service di bulan itu). PIC Ibadah Special Service adalah Crew Chief yang ditentukan untuk bertanggung jawab dalam mempersiapkan setiap pelayan yang bertugas di ibadah Special Service untuk bisa menjalankan tugasnya dengan baik (untuk jobdescnya bisa dilihat di link ‣).
Q5: Apa saja yang harus dilakukan Crew Chief untuk membangun team?
Answer:
Dalam membangun team, CC bukan hanya sekedar menjadwalkan setiap pelayan untuk melayani setiap bulan, tetapi juga CC diharapkan untuk:
- Menanyakan kendala-kendala yang dihadapi oleh pelayan di lapangan dan membantu memberikan solusi. Tetapi jika belum bisa menemukan solusi yang tepat, kendala tersebut bisa disampaikan ke PIC Dokumentasi atau ke meeting CC
- Memberikan apresiasi untuk setiap pelayan yang sudah melayani
- Mendorong dan memberikan semangat kepada setiap pelayan untuk memberikan yang terbaik dalam melayani Tuhan dan selalu membangun hubungan pribadi dengan Tuhan
- Mengadakan fellowship atau gathering team. Waktu, tempat, cara gathering/fellowship (onsite/online) dikembalikan ke masing-masing CC
- Sesekali menanyakan update setiap anggota di penggembalaan (CG)
- Membangun komunikasi yang baik dengan setiap anggota team dengan style dan cara CC masing-masing
Q6: Apa yang harus Crew Chief lakukan jika ada pelayan yang mendadak tidak bisa melayani sesuai jadwal? Apakah Crew Chief harus selalu menggantikan pelayan di teamnya yang mendadak tidak bisa pelayanan?
Answer:
Selalu remind pelayan yang bertugas H-1 dari setiap jadwal pelayanan untuk menghindari kemungkinan pelayan lupa jadwal pelayanan. Ingatkan setiap pelayan maksimal tukar jadwal H-3 dari jadwal pelayanan. Jika ada pelayan yang mendadak tidak bisa melayani, CC tidak harus selalu menggantikan pelayan tersebut. Minta pelayan tersebut untuk mencari pengganti baik dari grup teamnya ataupun dari grup besar. Seluruh CC bisa membantu menanyakan di grup masing-masing.
Q7: Bagaimana jika Crew Chief menghadapi pelayan-pelayan yang slow respon dan sulit untuk diarahkan?
Answer:
Untuk pelayan yang slow respon bisa di-remind juga melalui PM terutama jika ada info-info penting. Dorong pelayan tersebut untuk tetap merespon di grup. CC juga bisa mencari tahu kendala dari pelayan-pelayan yang sulit merespon atau sulit diarahkan dengan one on one, ajak mereka diskusi dan tanyakan kendala dari pelayan tersebut. Jika tetap tidak menemukan solusi, CC bisa menginfokan ke PIC Dokumentasi dan PIC akan membantu mencari tahu lewat penggembalaan untuk mencari solusi yang tepat untuk pelayan tersebut.
Q8: Apa yang harus dilihat oleh Crew Chief dari anggotanya yang berpotensi untuk menjadi co-Crew Chief?
Answer:
Perhatikan respon, karakter, integritas, kemampuan teknis, kehidupan rohani dari setiap anggota team, terutama untuk poin-poin berikut:
- Tertanam dan tidak berkendala di dalam penggembalaan CG
- Setia dalam perkara kecil dan tidak bermasalah dalam menaati SOP pelayanan dokumentasi
- Bertanggung jawab atas jadwal pelayanannya dan peralatan gereja
- Memiliki penundukan diri yang baik (terutama ketika diberikan evaluasi dan ditegur). Meresponi leader dan teman-teman sesama pelayan dengan baik dan sopan, baik dalam tindakan dan tutur kata
- Menghargai waktu dan tidak menganggap enteng pelayanan
- Bersedia untuk menggantikan pelayan lain ketika ada kebutuhan mendadak
- Aman secara teknis foto. Jika masih ada kurang dalam hal teknis, bisa dilatih terlebih dulu oleh CC sebelum diangkat menjadi co-CC
Q9: Apa saja yang harus dilakukan oleh Crew Chief sebelum mengangkat co-Crew Chief?
Answer:
- Jika sudah memantau atau memperhatikan anggota team yang akan diangkat menjadi co-CC sesuai poin Q8, CC bisa mengajukan nama pelayan tersebut kepada PIC Dokumentasi
- PIC Dokumentasi akan memeriksa background pelayan tersebut melalui penggembalaan dan meminta approval dari leader penggembalaan. Pelayan HANYA BISA menjadi co-CC dengan adanya APPROVAL dari leader penggembalaan, TANPA APPROVAL dari leader penggembalaan pelayan TIDAK BISA menjadi co-CC
- Setelah memperoleh approval dari leader penggembalaan, CC bisa mengatur jadwal interview pelayan tersebut dengan CC dan PIC Dokumentasi
- Hasil interview akan didiskusikan terlebih dahulu dengan PIC Dokumentasi JJB dan Fulltimer
- Jika sudah menerima approval dari Fulltimer, maka CC bisa menginfokan pelayan tersebut official menjadi co-CC dan bisa diinfokan juga di grup team
- Setelah official menjadi co-CC, CC bisa menginfokan jobdesc dari co-CC kepada pelayan tersebut (untuk jobdescnya bisa dilihat di link [Jobdesc co-CC TBC])
Q10: Apa syarat pelayan bisa dijadikan pengajar OJT servolution dan MM Kidz?
Answer:
- Sudah aman secara teknis foto dan sudah melayani di Ibadah Special Service (terutama di Ibadah Prime Time)
- Tidak bermasalah dalam menaati SOP pelayanan dokumentasi
- Bersedia untuk menjadi pengajar OJT servolution atau MM Kidz atau keduanya
- Menghargai waktu dan selalu bertanggung jawab atas jadwal pelayanannya dan peralatan gereja
- Mempunyai tutur kata dan tindakan yang baik dan sopan sehingga bisa menjadi sample yang baik bagi pelayan OJT maupun adik-adik MM kidz
Q11: Apakah seluruh pelayan fotografer akan melayani jadi videografer candid?
Answer:
Untuk sekarang belum. Fotografer yang melayani jadi videografer adalah pelayan-pelayan yang sudah aman secara teknis foto dan akan dipilih untuk mengikuti kelas teori training video candid, OJT praktek video candid sebanyak 3x, dan telah dievaluasi oleh CC masing-masing. Setiap pelayan yang sudah melalui training teori, OJT, dan tahap evaluasi akan dijadwalkan untuk melayani videography di ibadah special service.